Tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

Varimport Oy
Parivaljakontie 12
00410 Helsinki
Y-tunnus: 0921878-6
Puhelin: 020 7419 330

2. Rekisteriasiat

Rekistereihin liittyvissä asioissa voi olla yhteydessä:

• puhelimitse numeroon 020 7419330 arkisin kello 9:00-17:00
• sähköpostitse palvelu@varimport.fi
• kirjeitse kohdassa 1 mainittuun osoitteeseen

3. Rekisterit

Varimport Oy ylläpitää seuraavia rekisterejä:

• asiakasrekisteri
• verkkokirjeen vastaanottajarekisteri (kolmannen osapuolen palvelussa)
• verkkokaupan asiakasrekisteri (kolmannen osapuolen palvelussa)

4. Rekisterin peruste ja käyttötarkoitus

Tietosuojaseloste korvaa aikaisemman rekisteriselosteen. Sen tarkoitus on antaa asiakkaille tietoa heitä koskevien henkilötietojen käsittelystä rekistereissämme. Käyttämällä Varimport Oy:n tuottamia palveluja, asiakas hyväksyy tämän tietosuojaselosteen ehdot.

Varimport Oy:n pitää asiakkaistaan rekistereitä asiakassuhteen hoitamiseksi. Rekisteritietoja voidaan käyttää myös Varimportin ja asiakkaan väliseen markkinointiin, jos asiakas on antanut suostumuksensa.

Verkkokaupan asiakkaista ja ostotapahtumista ylläpidetään erillistä rekisteriä kolmannelta osapuolelta ostetussa palvelussa. Palvelun tarjoaja on Lamia Oy. Rekisteri muodostuu verkkokauppaan rekisteröityneiden asiakkaiden perus- sekä ostotiedoista. Yhteys- ja maksutietojen antaminen on pakollista ostettaessa Varimportin verkkokaupasta.

Asiakasrekisterien tietoja säilytetään seuraaviin tarkoituksiin:

• Asiakkaan tunnistaminen ja osto-oikeuden todentaminen
• Tuotteen takuuajan todentaminen
• Palvelutapahtumien varmistaminen ja todentaminen sekä virhetilanteiden selvittäminen
• Asiakasneuvonta sekä muun vastaavan asiakaspalvelun toteuttaminen
• Rahaliikenteen hoitaminen, laskutus, reskontra ja perintä

Verkkokirjeemme tilanneista asiakkaista ylläpidetään rekisteriä kolmannen osapuolen palvelussa, MailChimp. Palveluun tallentuu verkkokirjeen tilanneen asiakkaan nimi ja sähköpostisosoite. Myös verkkokirjeen vastaanoton lopettaneiden asiakkaiden tiedot säilyvät palvelussa, jotta markkinointiestomerkintä tulee huomioiduksi.

Hyväksymällä Varimportin verkkokirjeen vastaanoton hyväksyt myös tietojesi luovuttamisen MailChimpin palvelimille tallennettaviksi. https://mailchimp.com/legal/privacy/

5. Rekisterien sisältö

Asiakasrekisteriin tallennettava tieto ei sisällä asiakkaiden henkilökohtaisia tietoja, mikäli ne eivät ole tarpeellisia asiakassuhteen hoitamisen kannalta. Rekisteri voi sisältää seuraavia tietoja:

• nimi
• puhelinnumero
• osoite
• asiakasryhmistä opettaja ja opiskelija tallennetaan tieto kuulumisesta ko ryhmään
• sähköpostiosoite
• markkinointikielto
• asiakkuuteen liittyvät tapahtumat
• y-tunnus (yritysasiakas)
• nimenkirjoitusoikeus (yritysasiakas)
• luottokelpoisuus (yritysasiakas)

6. Tietolähteet

Varimport vastaanottaa asiakasrekisteriin tietoja rekisteröidyltä itseltään asioinnin yhteydessä. Myös verkkokaupasta tehdyistä ostoksista tallennetaan asiakastiedot asiakasrekisteriin.

7. Tietojen luovutus ja vastaanottajat

Pääsääntöisesti henkilötietoja käsittelevät ainoastaan Varimportin työntekijät asiakaspalvelun toteuttamiseen. Luovutamme kauppatapahtuman ja tavaran toimituksen kannalta välttämättömiä tietoja kolmansille osapuolille seuraavissa yhteyksissä:

• Kuljetusliikkeelle, kuten Posti Oyj, tavaroiden toimittamiseksi asiakkaalle
• Luotonmyöntäjälle, jos asiakas valitsee maksutavaksi luottoyhtiön laskun, osamaksun tai leasing-maksun
• Tuotteen toimittajalle, jos asiakas on tilannut sähköisiä lisenssejä tai suoraan toimitettavia tuotteita
• Apple Inc:lle, tuotteeseen ja asiakkaaseen liittyviä tietoja huoltotapahtuman ja erityisryhmäalennukseen oikeuttavan ostotapahtuman yhteydessä
• Perintäyhtiölle, erääntyneiden saatavien perimiseksi
• Viranomaisille lainsäädäntöön perustuvien luovutusvelvotteiden mukaisesti

8. Tietosuoja ja Applen valtuuttamat huoltotyöt

Varimport Oy toimii Applen valtuuttamana huoltoliikkeenä. Jotta voimme kirjata huoltotapahtuman Applen edellyttämällä tavalla, tarvitsemme vähintään seuraavat tiedot, jotka tallennetaan Varimportin asiakasrekisteriin:

• Nimi
• Puhelinnumero
• Sähköpostiosoite
• Huollettavan laitteen sarjanumero, tarkistetaan laitteesta

Emme tarkista tietojen oikeellisuutta, mutta nimesi ja laitteesi sarjanumero toimivat hakuavaimina mikäli meidän tulee jäljittää huoltotapahtuma myöhemmin. 

Mikäli huolto edellyttää ostokuitin esittämistä luovutamme kopion ostokuitista kaikkine tietoineen valmistajalle takuun tai muun veloituksettoman huollon vaateena. Emme luovuta tietojasi muille kuin Applelle.

Valmistajalalle luovutettuun sähköpostiosoitteseen saatetaan lähettää asiakastyytyväisyyskysely huollon toteutumisen ja laadun varmistamiseksi. Mikäli olet rekisteröinyt laitteesi, esim. käyttöönoton yhteydessä, on mahdollista, että sinuun otetaan yhteyttä Applen rekisterissä olevien yhteystietojen perusteella.

Huollon kirjaamisen ja huollon dokumentoinnin yhteydessä syntyviä tietoja säilytetään 5 vuotta Applen vaatimuksesta.

Tiedot kerätään ja säilytetään jotta meillä on mahdollisuus tavoittaa sinut jos omistamassasi laitteessa tai käytetyissä varaosissa havaitaan myöhemmin laatuongelmia.

Mikäli palvelutapahtuma ei edellytä kirjaamista Applen järjestelmään tallennamme nimesi, puhelinnumerosi ja laitteesi sarjanumeron Varimport Oy:n sisäiseen huoltotilaukseen. Työseloste on osa tapahtumasta syntyvää kuittia ja säilytämme nämä tiedot kirjanpitolain edellyttämällä tavalla.

Toimimme suoraselkäisesti tietojesi kanssa niin kuin olemme aina toimineet ja haluamme olla luottamuksesi arvoisia.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

Varimport Oy:n asiakasrekisteriä ylläpidetään teknisenä tallenteena. Tietojärjestelmä on palomuurein ja salasanoin suojattu, ja rekisteriä käyttävät ainoastaan henkilöt, joiden toimenkuvaan sen käyttö kuuluu. Järjestelmien käyttöoikeudet ovat aina ajan tasalla ja salasanalla suojattuja.

10. Tietojen säilytysaika

Asiakastietoja säilytetään kunnes asiakas pyytää niiden poistamista tai muilla keinoin havaitaan asiakassuhteen päättyneen. Apple Inc:lle toimitettavat alennuksiin oikeuttavat opiskelija- ja opettajakorttien kopiot poistetaan rekistereistämme heti  kun hyvitys on rekisteröity päämiehemme puolesta.

11. Rekisteröidyn oikeudet ja oikeuksien toteuttaminen

Rekisteröidyllä on henkilötietolain mukaisesti oikeus tarkastaa mitä tietoja hänestä on Varimportin asiakasrekisteriin tallennettu. Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua, poistoa tai puutteellisen tiedon täydentämistä.
Tarkastus- ja muutospyynnöt tulee esittää henkilökohtaisesti henkilöllisyys todistaen tai toimittaa kirjallisesti ja allekirjoitettuna kohdan yksi osoitteeseen. Rekisteröidyn tulee esittää pyynnössä tietojensa saamiseksi nimensä ja henkilötunnuksensa. Kirjallisen pyynnön vastaus toimitetaan asiakkaan väestötietojärjestelmästä varmennettuun osoitteeseen.

12. Evästeet

Varimport.fi -sivustolla käytetään evästeitä (Eng. Cookies). Eväste on pieni verkkokauppa-asioinnin yhteydessä selaimeen tallennettava tekstitiedosto, joka mahdollistaa verkkokauppamme sivuilla vierailevien asiakkaiden seurannan.

Evästeiden käyttö helpottaa yleisesti verkkokaupassamme asiointia ja esimerkiksi asiakkaidemme kirjautumista sisään verkkokauppaan. Tämän lisäksi evästeitä voidaan käyttää myös parempien tarjousten ja henkilökohtaisempien tuotesuositusten tarjoamiseksi asiakkaalle.

Evästeiden avulla kerättävä tieto on anonyymiä, mutta tietoa on mahdollista liittää käyttäjältä saatuihin henkilötietoihin ja käyttää kohdennetun mainonnan tuottamiseen (myös ns. Retargeting). Retargeting tarkoittaa, että saatat nähdä äskettäin verkkokaupassamme katselemiasi tuotteita tai niihin liittyviä muita tuotteita mainoksissa myös muilla verkkosivustoilla.

Selaimesi todennäköisesti hyväksyy evästeet oletusasetuksin, mutta voit muuttaa ja myös poistaa evästeet koneeltasi internet-asetuksista. Osa palveluista voi vaatia evästeiden hyväksymisen toimiakseen. Suosittelemme aina evästeiden käyttöä Varimport.fi -sivustollamme.

Käyttäessäsi sivustoamme hyväksyt evästeet.

Käyttäjänseuranta

Käytämme Leadoon käyttäjänseurantaa seurataksemme miten käyttäjämme liikkuvat nettisivuillamme ja yhdistämme tämän datan käyttäjän tietoihin joita kerätään esim. Chat interaktioiden kautta. Leadoo käyttää etag seurantaa joka teknisesti eroaa keksipohjaisesta seurannasta, mutta johon pätee samat lainalaisuudet kuin evästeisiin. Tarkista Leadoo Marketing Technologies Oyn tietosuojakäytäntö (https://leadoo.com/privacy-policy/) tietääksesi enemmän siitä mitä järjestelmässä seurataan. GDPR mielessä me toimimme kontrollerina ja Leadoo datan prosessorina. Mikäli et halua että sinua seurataan voit tyhjentää selaimesi välimuistin. Lisätietoja siitä miten Leadoo toimii tarkista https://leadoo.com/privacy-policy-processor/