1. Rekisterinpitäjä
Varimport Oy
Parivaljakontie 12
00410 Helsinki
Y-tunnus: 0921878-6
Puhelin: 020 7419 330
2. Rekisteriasiat
Rekistereihin liittyvissä asioissa voi olla yhteydessä:
- puhelimitse numeroon 020 7419330 arkisin kello 9:00-17:00
- sähköpostitse palvelu@varimport.fi
- kirjeitse kohdassa 1 mainittuun osoitteeseen
3. Rekisterit
Varimport Oy ylläpitää seuraavia rekisterejä:
- asiakasrekisteri
- verkkokirjeen vastaanottajarekisteri (kolmannen osapuolen palvelussa)
- verkkokaupan asiakasrekisteri (kolmannen osapuolen palvelussa)
- laitehuoltorekisteri
4. Rekisterin peruste ja käyttötarkoitus
Tietosuojaseloste korvaa aikaisemman rekisteriselosteen. Sen tarkoitus on antaa asiakkaille tietoa heitä koskevien henkilötietojen käsittelystä rekistereissämme. Käyttämällä Varimport Oy:n tuottamia palveluja, asiakas hyväksyy tämän tietosuojaselosteen ehdot.
Varimport Oy pitää asiakkaistaan rekistereitä asiakassuhteen hoitamiseksi. Rekisteritietoja voidaan käyttää myös Varimportin ja asiakkaan väliseen markkinointiin, jos asiakas on antanut siihen suostumuksensa.
Verkkokaupan asiakkaista ja ostotapahtumista ylläpidetään erillistä rekisteriä kolmannelta osapuolelta ostetussa palvelussa. Palvelun tarjoaja on Shopify International Limited. Rekisteri muodostuu verkkokauppaan rekisteröityneiden asiakkaiden perus- sekä ostotiedoista. Yhteys- ja maksutietojen antaminen on pakollista ostettaessa Varimportin verkkokaupasta.
Asiakasrekisterien tietoja säilytetään seuraaviin tarkoituksiin:
- Asiakkaan tunnistaminen ja osto-oikeuden todentaminen
- Asiakkuuden ylläpitämiseen
- Tilausten toimitukseen ja käsittelyyn
- Tuotteen takuuajan todentaminen
- Markkinoinitiin ja viestintään
- Väärinkäyttöjen estämiseen
- Palvelutapahtumien varmistaminen ja todentaminen sekä virhetilanteiden selvittäminen
- Asiakasneuvonta sekä muun vastaavan asiakaspalvelun toteuttaminen
- Rahaliikenteen hoitaminen, laskutus, reskontra ja perintä
Verkkokirjeemme tilanneista asiakkaista ylläpidetään rekisteriä kolmannen osapuolen palvelussa, Klaviyo. Palveluun tallentuu verkkokirjeen tilanneen asiakkaan nimi ja sähköpostisosoite. Myös verkkokirjeen vastaanoton lopettaneiden asiakkaiden tiedot säilyvät palvelussa, jotta markkinointiestomerkintä tulee huomioiduksi.
Hyväksymällä Varimportin verkkokirjeen vastaanoton hyväksyt myös tietojesi luovuttamisen Klaviyo:n palvelimille tallennettaviksi.
5. Rekisterien sisältö
Asiakasrekisteriin tallennettava tieto ei sisällä asiakkaiden henkilökohtaisia tietoja, mikäli ne eivät ole tarpeellisia asiakassuhteen hoitamisen kannalta. Rekisteri voi sisältää seuraavia tietoja:
- nimi, sukunimi
- yrityksen nimi
- puhelinnumero
- toimitus- ja laskutusosoite
- asiakasryhmistä opettaja ja opiskelija tallennetaan tieto kuulumisesta ko ryhmään
- sähköpostiosoite
- IP-osoite tilausvaiheessa
- markkinointikielto
- asiakkuuteen liittyvät tapahtumat
- y-tunnus (yritysasiakas)
- nimenkirjoitusoikeus (yritysasiakas)
- luottokelpoisuus (yritysasiakas)
6. Tietolähteet
Varimport vastaanottaa asiakasrekisteriin tietoja rekisteröidyltä itseltään asioinnin yhteydessä. Myös verkkokaupasta tehdyistä ostoksista tallennetaan asiakastiedot asiakasrekisteriin.
7. Tietojen luovutus ja vastaanottajat
Pääsääntöisesti henkilötietoja käsittelevät ainoastaan Varimportin työntekijät asiakaspalvelun toteuttamiseen. Luovutamme kauppatapahtuman ja tavaran toimituksen kannalta välttämättömiä tietoja kolmansille osapuolille seuraavissa yhteyksissä:
- Kuljetusliikkeelle, kuten Posti Oyj, tavaroiden toimittamiseksi asiakkaalle
- Luotonmyöntäjälle, jos asiakas valitsee maksutavaksi luottoyhtiön laskun, osamaksun tai leasing-maksun
- Tuotteen toimittajalle, jos asiakas on tilannut sähköisiä lisenssejä tai suoraan toimitettavia tuotteita
- Apple Inc:lle, tuotteeseen ja asiakkaaseen liittyviä tietoja huoltotapahtuman ja erityisryhmäalennukseen oikeuttavan ostotapahtuman yhteydessä
- Perintäyhtiölle, erääntyneiden saatavien perimiseksi
- Viranomaisille lainsäädäntöön perustuvien luovutusvelvotteiden mukaisesti
8. Tietosuoja ja Applen valtuuttamat huoltotyöt
Varimport Oy toimii Applen valtuuttamana huoltoliikkeenä. Jotta voimme kirjata huoltotapahtuman Applen edellyttämällä tavalla, tarvitsemme vähintään seuraavat tiedot, jotka tallennetaan Varimportin asiakasrekisteriin:
- Nimi
- Puhelinnumero
- Sähköpostiosoite
- Huollettavan laitteen sarjanumero, tarkistetaan laitteesta
Emme tarkista tietojen oikeellisuutta, mutta nimesi ja laitteesi sarjanumero toimivat hakuavaimina mikäli meidän tulee jäljittää huoltotapahtuma myöhemmin.
Mikäli huolto edellyttää ostokuitin esittämistä luovutamme kopion ostokuitista kaikkine tietoineen valmistajalle takuun tai muun veloituksettoman huollon vaateena. Emme luovuta tietojasi muille kuin Applelle.
Valmistajalalle luovutettuun sähköpostiosoitteseen saatetaan lähettää asiakastyytyväisyyskysely huollon toteutumisen ja laadun varmistamiseksi. Mikäli olet rekisteröinyt laitteesi, esim. käyttöönoton yhteydessä, on mahdollista, että sinuun otetaan yhteyttä Applen rekisterissä olevien yhteystietojen perusteella.
Huollon kirjaamisen ja huollon dokumentoinnin yhteydessä syntyviä tietoja säilytetään 5 vuotta Applen vaatimuksesta.
Tiedot kerätään ja säilytetään jotta meillä on mahdollisuus tavoittaa sinut jos omistamassasi laitteessa tai käytetyissä varaosissa havaitaan myöhemmin laatuongelmia.
Mikäli palvelutapahtuma ei edellytä kirjaamista Applen järjestelmään tallennamme nimesi, puhelinnumerosi ja laitteesi sarjanumeron Varimport Oy:n sisäiseen huoltotilaukseen. Työseloste on osa tapahtumasta syntyvää kuittia ja säilytämme nämä tiedot kirjanpitolain edellyttämällä tavalla.
Toimimme suoraselkäisesti tietojesi kanssa niin kuin olemme aina toimineet ja haluamme olla luottamuksesi arvoisia.
9. Rekisterin suojauksen periaatteet
Varimport Oy:n asiakasrekisteriä ylläpidetään teknisenä tallenteena. Tietojärjestelmä on palomuurein ja salasanoin suojattu, ja rekisteriä käyttävät ainoastaan henkilöt, joiden toimenkuvaan sen käyttö kuuluu. Järjestelmien käyttöoikeudet ovat aina ajan tasalla ja salasanalla suojattuja.
10. Tietojen säilytysaika
Henkilötietoja säilytetään niin pitkään, kuin on tarpeellista tietosuojaselosteessa määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi. Joidenkin tietojen pidempiaikaiseen säilyttämiseen vaikuttaa lainsäädäntö, kuten kirjanpitolaki, kuluttajakauppaan liittyvät vastuut ja velvoitteet sekä raportointivelvoitteet.
Apple Inc:lle toimitettavat alennuksiin oikeuttavat opiskelija- ja opettajakorttien kopiot poistetaan rekistereistämme heti kun hyvitys on rekisteröity päämiehemme puolesta.
Asiakkaan pyynnöstä häntä koskevat tiedot poistetaan. Voit pyytää tietojesi poistamista ottamalla yhteyttä sähköpostitse: palvelu@varimport.fi
11. Rekisteröidyn oikeudet ja oikeuksien toteuttaminen
Rekisteröidyllä on henkilötietolain mukaisesti oikeus tarkastaa mitä tietoja hänestä on Varimportin asiakasrekisteriin tallennettu. Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua, poistoa tai puutteellisen tiedon täydentämistä.
Tarkastus- ja muutospyynnöt tulee esittää henkilökohtaisesti henkilöllisyys todistaen tai toimittaa kirjallisesti ja allekirjoitettuna kohdan yksi osoitteeseen. Rekisteröidyn tulee esittää pyynnössä tietojensa saamiseksi nimensä ja henkilötunnuksensa. Kirjallisen pyynnön vastaus toimitetaan asiakkaan väestötietojärjestelmästä varmennettuun osoitteeseen.
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus kansalliselle tietosuojaviranomiselle, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan on käsitelty voimassa olevan tietosuojalainsaadännön vastaisesti.
12. Evästeet
Varimport.fi -sivustolla käytetään evästeitä (Eng. Cookies). Eväste on pieni verkkokauppa-asioinnin yhteydessä selaimeen tallennettava tekstitiedosto, joka mahdollistaa verkkokauppamme sivuilla vierailevien asiakkaiden seurannan.
Evästeiden käyttö helpottaa yleisesti verkkokaupassamme asiointia ja esimerkiksi asiakkaidemme kirjautumista sisään verkkokauppaan. Tämän lisäksi evästeitä voidaan käyttää myös parempien tarjousten ja henkilökohtaisempien tuotesuositusten tarjoamiseksi asiakkaalle.
Evästeiden avulla kerättävä tieto on anonyymiä, mutta tietoa on mahdollista liittää käyttäjältä saatuihin henkilötietoihin ja käyttää kohdennetun mainonnan tuottamiseen (myös ns. Retargeting). Retargeting tarkoittaa, että saatat nähdä äskettäin verkkokaupassamme katselemiasi tuotteita tai niihin liittyviä muita tuotteita mainoksissa myös muilla verkkosivustoilla.
Selaimesi todennäköisesti hyväksyy evästeet oletusasetuksin, mutta voit muuttaa ja myös poistaa evästeet koneeltasi internet-asetuksista. Osa palveluista voi vaatia evästeiden hyväksymisen toimiakseen. Suosittelemme aina evästeiden käyttöä Varimport.fi -sivustollamme.
Käyttäessäsi sivustoamme hyväksyt evästeet.
13. Tietosuojaselosteen muuttaminen
Varimport kehittää toimintaansa jatkuvasti ja pidättää siksi oikeuden muuttaa tietosuojaselostetta. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen.